Het archief van de Vlaamse jezuïeten (Archivum Provinciae Belgicae Septentrionalis of ABSE) kan tegen vergoeding fotokopieën, fotografische en digitale reproducties maken of ter beschikking stellen van de gebruiker voor persoonlijke doeleinden of publicaties.

1. Voorwaarden tot reproductie

1.1. Aard van de stukken

• Van gepubliceerd materiaal (als boeken en tijdschriften) kunnen voor onderzoeksdoeleinden reproducties worden gevraagd. Het is echter niet toegestaan gepubliceerd materiaal integraal te reproduceren.
• Archiefstukken (inclusief audiovisuele documenten) kunnen slechts worden gereproduceerd na een toelating van de Vlaamse jezuïetenprovincie. Hiertoe dient de verzoekprocedure te worden gevolgd. Het is niet toegestaan archiefdossiers integraal te reproduceren.
• Uit licentiaats- en doctoraatsverhandelingen wordt niet gereproduceerd, indien de publicaties jonger zijn dan tien jaar. In dat geval is een toelating van de auteur of de promotor van de verhandeling vereist.

1.2. Toestand van de stukken

• Fotokopieën kunnen worden geweigerd als de toestand van het origineel zeer slecht is.
• Ook van kostbare of zeldzame werken kunnen uit preservatieoverwegingen fotokopieën worden geweigerd.
• In beide gevallen kunnen andere vormen van reproductie worden voorgesteld (digitalisering, fotografische reproductie).

2. Gebruik van de reproducties

• De reproducties zijn bedoeld voor persoonlijk gebruik.
• Indien de reproducties zijn bestemd voor publicatie (in boeken, op website) of voor tentoonstellingen gelden volgende bijkomende voorwaarden:

2.1. Auteursrecht

ABSE is niet aansprakelijk voor het gebruik van materiaal afkomstig uit zijn collecties. De gebruiker wordt geacht op de hoogte te zijn van alle wettelijke regelingen betreffende het auteursrecht. ABSE bemiddelt niet in eventuele auteursrechten van derden.

2.2. Gebruiksrecht 

De gebruiker betaalt ABSE naast de reproductiekosten ook een gebruiksvergoeding. Het gebruiksrecht is strikt beperkt:

• tot de persoon die het gebruiksrecht heeft aangevraagd: de reproducties mogen dus in geen geval aan derden worden doorgegeven (onder welke vorm ook)
• tot het doel waarvoor het gebruiksrecht is aangevraagd: bij elk nieuw gebruik (herdruk, andere publicatie, andere medium) moet dus een nieuwe toelating worden aangevraagd

2.3. Vermelding herkomst

Bij gebruik van reproducties (in boeken, tijdschriften, tentoonstellingen, cd-rom, website) is steeds een vermelding van de herkomst verplicht. Ze dient als volgt te worden aangegeven: Repro Archief van de Vlaamse jezuïeten (ABSE).

2.4. Exemplaar publicatie

De gebruiker verbindt er zich toe een exemplaar van de catalogus, publicatie, cd-rom of audiovisueel programma aan ABSE te bezorgen.